第一章  总则

为了加强学院文件资料的管理，建立系统、完整的资料归档体系，实现文件资料管理的规范化、制度化，更好地为学院各项工作服务，根据档案管理有关办法，结合学院工作实际，特制定《信息学院文件资料归档管理制度》。

第二章  归档要求

一、学院各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件资料，须向学院办公室移交归档，由学院办公室集中管理；

二、各部门须在工作活动结束后，将需要归档的文件资料移交学院办公室；在每年三月，各部门需将上一年应归档而未归档的全部文件资料移交学院办公室，学院办公室将进行全面、彻底的归档；

三、学院办公室由专人对归档资料进行分类、整理、立卷，各部门须严格遵守归档制度，如需查询以往资料，可到学院办公室办理借阅手续。

第三章  归档范围

一、上级机关颁发的文件、指示、重要精神等文件材料；

二、上级单位、重要嘉宾视察、检查学院工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊；

三、学院颁发的文件、规章制度；

四、学院各部门的工作计划、总结、报告、简报、画册等；

五、学院召开总结表彰会议等大型活动的全套文件以及会议形成的声像材料；

六、学院领导公务活动形成的重要文件、电报、会议记录等；

七、学院的历史沿革、大事记、年鉴，反映学院重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；

八、学院教职工专业技术职务评定、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；

九、学院固定资产登记，财产、物资、档案等移交凭证；

十、学院购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料；

十一、其他文件资料。

第四章  附则

一、本制度由学院办公室负责解释；

二、本制度只在信息学院内部施行，如学校有临时归档要求，以学校通知规定为准。

学院办公室        

二〇一三年六月      

——出自信息行政[2013]1号：

《信息学院文件资料归档管理制度》